FTM – Um jeito rápido de gerenciar sua vida

O método Fast Task Management (FTM) ou Gerenciamento Rápido de Tarefas foi criado para auxiliar pessoas que têm dificuldade de compreender como realizar as tarefas que tem a fazer. Em apenas 5 minutos no início da sua rotina diária você conseguirá ter uma visão completa do que você tem a fazer durante o seu dia.

Se você quiser conhecer um pouco mais sobre a origem e o que motivou a criação deste método, talvez seja interessante você passar os olhos pelos textos Eu não tenho tempo e Quando comecei a entender a importância da organização de tempo

Nosso cérebro trabalha facilmente com as rotinas programadas, assim como elas podem agir de forma favorável, elas podem boicotar sua iniciativa, tome cuidado!

Sinceramente, não vou dizer que será fácil, principalmente no início, mas se você quer tempo e qualidade de vida como eu (queria e precisava), esse método foi feito exatamente para você. Depois de consumir este conteúdo você vai encarar sua rotina de sua vida de outra forma, com uma visão panorâmica da situação em que você se encontra tudo ficará mais claro.

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O Fast Task Management (FTM)

Assim como no GTD, SCRUM, Pomodoro e outros métodos de gerenciamento de tarefas, o FTM baseia-se no conceito de informações de entrada, planejamento, processamento e saída.

O próprio nome fala por si só, esta forma rápida de gerenciar tarefas consiste em responder apenas duas perguntas fundamentais para cada tarefa:

1. Qual a relevância do que temos a fazer?
2. Qual a duração do que tenho a fazer?

Antes de começarmos a entender o fluxo proposto, gostaria de compartilhar um aviso importante.

Eu não criei o melhor método, eu não criei o método infalível, eu apenas criei um método que funciona muito bem para mim e talvez possa funcionar bem para você.

FLUXO FTM

Para facilitar a realização, criei um fluxo simples que irá lhe orientar nas demandas entrantes de seu dia, ele basicamente identifica o tipo de tarefa a ser realizada e a direciona para execuções específicas.

O foco deste método é priorizar e registrar as tarefas que temos a executar, por este motivo, a primeira coisa que precisamos entender é a diferença entre projetos, tarefas, compromissos e ideias.

Vou tentar elucidar isto de forma simples. Podemos dizer que um projeto, ideia ou compromisso é composto por diversas sub tarefas certo??—?Então a partir de agora, vou chamar projetos, compromissos e ideias de grupo composto, ok?

Como o FTM defende a realização de micro e médias tarefas, estes grupos compostos de tarefas não podem entrar diretamente em nossa lista, afinal eles não são uma tarefa, e sim, são um grupos de tarefas.

Outra forma de enquadrar nossas tarefas é o tempo, se uma tarefa tiver a duração estimada maior do que 2 horas, ela precisa ser quebrada em outras pequenas tarefas.?—?Mas porque isto??—?Simplesmente porque nosso cérebro não foi preparado para focar longos períodos sobre o mesmo objetivo e ainda assim ser produtivo.

Tendo isto claro, conseguimos passar pelo primeiro bloco de decisões do nosso fluxo, pois todas tarefas ou itens de um grupo composto devem ter um encaminhamento.

TAREFAS

Como já citei anteriormente, para cada tarefa a ser enquadrada precisamos responder duas perguntas:

1. Qual a relevância do que temos a fazer? A relevância está ligada diretamente ao resultado que esta tarefa terá sobre o contexto no qual ela está inserida, o quão impactante é a conclusão dela.
2. Qual a duração do que tenho a fazer? A duração é na verdade a quantidade de tempo que será desprendido para a realização da tarefa em questão.

AS RELEVÂNCIAS

A relevância de uma tarefa pode ser medida em níveis que nos orientaram com relação a prioridade de execução dela, onde o nível 1 é o mais alto e o nível 3 é o mais baixo.

A DURAÇÃO

Cada tarefa precisa ter a duração definida para sua realização. Para as tarefas que você detêm conhecimento do que precisam e de como precisam ser realizadas, utilize a previsão de tempo conhecida. Para as tarefas que ainda não foram realizadas utilize uma previsão estimada e vá apredendo com o seu ritmo.

Não se preocupe em errar no começo, é normal, é o uso do FTM que passará a lhe entregar uma noção maior de tempo e confiança.

A ROTINA DIÁRIA

O que eu recomendo é simples, a primeira coisa a fazer quando seu dia produtivo começar é colocar o FTM para rodar, liste todas as tarefas que você tem a fazer e defina a relevância e a duração de cada uma delas, com o fluxo FTM você não vai levar mais do que 5 minutos para fazer isso.

Para registrar isto eu utilizo como apoio uma tabela simples em uma folha de papel, mas se desejar você pode anotar onde quiser, num caderno, bloco de notas, no computador ou aplicativo para celular, faça como preferir, a única coisa que deve ser levada em consideração e é fundamental para o sucesso do uso do método é ela ter visível o tempo todo, ou se estiver no computador ou aplicativo você deve ter o costume de checar ela de periodicamente.

No exemplo da imagem acima podemos identificar facilmente na tabela que as tarefas que precisam ser feitas foram organizadas com o FTM.

Cada dia precisa ter sua lista, caso ocorra de uma tarefa não ser concluída no dia em que foi planejada, ela passa automaticamente para o dia seguinte.

Na tabela, a coluna C indica se a tarefa já foi concluída, a coluna R indica a relevância, a coluna D a duração e a T a descrição da tarefa q ser realizada.

Para ficar mais fácil de endentar, vou explicar detalhadamente o exemplo da lista acima:

A primeira tarefa, é “solicitar orçamento de móveis”, ela está no topo da lista (alta) porque é pré-condição para colocar em funcionamento o novo escritório e porque é um tarefa rápida (5–10min.) de ser executada. Note que segundo a imagem indica ela já foi concluída. Relevância: alta – Duração: de 5 a 10 min.

A segunda tarefa é “montar novo relatório de vendas”, esta segue como prioritária porque este relatório é utilizado diariamente e impacta diretamente nas atividades da força de vendas da empresa. Relevância: alta – Duração: até 1h

A terceira tarefa é “fotografas produtos“, dentro do contexto, esta tarefa segue com prioridade alta porque é pre-requisito para a elaboração de um novo catálogo de produtos, sem elas não se pode realizar as próximas tarefas. Relevância: alta – Duração: até 1h

A quarta tarefa é “tratar fotografias”, as fotografias dos produtos necessitam de alguns tratamentos de imagem para comporem o novo catálogo. Relevância: média – Duração: até 1h

A quinta tarefa é “montar novo catálogo de produtos”, é uma tarefa de menor importância no contexto das tarefas do dia e é uma tarefa mais longas que requer certo trabalho. Relevância: média – Duração: mais que 1h, não mais que 2h

A sexta e última tarefa deste dia é “realizar compras no mercado”, por se tratar de uma tarefa complementar e não prioritária, a relevância dela é baixa e passa para uma das últimas do dia. Relevância: baixa – Duração: até 1h

Com este planejamento diário conseguimos visualizar claramente o número de tarefas que temos a fazer e quanto tempo utilizaremos no total para realizá-las. Para saber quanto tempo você dedicará a estas tarefas, some a o tempo máximo de duração de cada tarefa. Número de tarefas: 6 | Duração total: 6h e 10min.

A soma do tempo máximo poderá conflitar com o tempo real utilizado, podendo variar para mais ou para menos, este é o ponto em que você precisa aprender a afinar suas estimativas. Se variar para menos significa que você tem tempo livre, você pode adiantar tarefas do próximo dia ou fazer o que quiser. Mas se variar para mais, significa que esta tarefa poderia ter sido dividida em outras tarefas menores.

DICAS PARA SUA ROTINA

1. Sugiro sempre priorizar as tarefas mais importantes e mais rápidas no topo de sua a lista, a conclusão delas gera volume e nos motiva a seguir nas demais.
2. Utilize um ambiente que seja favorável a sua concentração, cada um tem o seu jeito.

DURANTE A REALIZAÇÃO DAS TAREFAS

Aprenda a utilizar o tempo que você estimou para a execução da tarefa e tente cumprí-lo, se não for o suficiente, pelo menos você saberá estimar melhor quando tiver que realizar esta tarefa ou outra similar novamente.

Ainda dentro da execução das suas tarefas você precisa tomar alguns cuidados com os constantes desvios de foco. Se você deixa sua conta de e-mail aberta durante o dia e a cada e-mail que chega você já sai respondendo, pense bem, este pode ser um grande causador do sumiço do seu tempo útil. Defina momentos do dia para ler e responder seus e-mails, eu faço isso 3 vezes ao dia, pela manhã cedo, após o almoço e ao final do dia, assim dou cobertura a tudo que ocorreu durante o dia e dou os devidos encaminhamentos e retornos.

Ao menos que as redes sociais seja utilizadas para fins profissionais como promoção de campanhas e ações de mídia. Deixa-as fechadas e só visite elas em determinados horários do dia, preferencialmente fora do tempo desprendido para sua lista de tarefas.

Aprenda a blindar seu foco durante a execução da tarefa, desconecte-se das redes sociais, do seu e-mail e se possível até do telefone e de qualquer outra interrupção externa, lembre-se você tem uma meta no seu dia que precisa ser concluída e estas distrações só irão lhe atrapalhar ou impossibilitar que sua meta seja atingida.

Faça pequenas pausas de 5 a 10 minutos a cada 1 hora de foco, estas pausas irão lhe oferecer um novo ar para para continuar na próxima tarefa.

A medida que for encontrando o seu ritmo, você descobrirá que tem tempo livre para fazer o que quiser.

Este método foi criado com o propósito de proporcionar mais conforto na na realização da rotina tarefas diárias, em resumo ele:

Define critério de priorização de tarefas; Proporciona conforto e a sensação de fluidez na rotina; Promove o autoconhecimento em termos de dimensionamento de tempo e limites individuais;

Ficarei feliz em saber como está sendo sua experiência.

• Category: Task Management
• Tag: agile, ftm, management, pmi, pomodoro, scrum, tasks